Privacybeleid Scouting Andromeda

Scouting Andromeda verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor het verwerken van het lidmaatschap bij de scoutingvereniging en de activiteiten die daarbij horen. Scouting Andromeda hecht veel waarde aan de privacy van haar leden en zorgt er daarom voor dat de gegevens worden beschermd. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. Dit privacybeleid is van toepassing op alle geautomatiseerde en nietgeautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens.

Privacy statement

In het privacybeleid geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Andromeda via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy en het privacybeleid van Scouting Andromeda is te vinden op www.scouting-andromeda.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

Aanmelden bij de vereniging gebeurt met een formulier wat in papieren vorm of als pdf naar het secretariaat gaat en daar digitaal gearchiveerd wordt. Via dit formulier verzamelen we informatie die noodzakelijk is voor het lidmaatschap zoals naam, geboortedatum, adres- en contactgegevens en gezondheidsinformatie (zie verder ‘gezondheidsinformatie’). 

Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online, het ledenregistratiesysteem van de landelijke vereniging Scouting Nederland. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. In Scouts Online is automatisch geregeld dat vrijwilligers alleen de gegevens kunnen inzien die ze voor hun eigen rol nodig hebben. 

Daarnaast wordt een samenvatting (ledenlijst) gedeeld met de penningmeester en de teamleiders. Deze ledenlijst wordt vernietigd aan het eind van het seizoen of wanneer een nieuwe versie gedeeld wordt.

Financiële gegevens

De contributie wordt niet automatisch geïncasseerd, daarom hebben wij uw bankrekeningnummer nergens geregistreerd. De penningmeester van de vereniging heeft inzicht in de financiële gegevens.

Registratie activiteiten

Voor activiteiten van de vereniging zelf is veelal geen gedetailleerde registratie benodigd en houdt de leiding een lijst met namen en aan- afwezigheid bij. Deze lijst wordt binnen vier weken na afloop van de activiteit of na afloop van het seizoen vernietigd. 

Gezondheidsinformatie

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Zonder deze informatie kan de (bege)leiding geen rekening houden met een dieet en/of tijdens de activiteiten niet de juiste zorg worden verleend aan het lid. Het is de verantwoordelijkheid van de ouders/verzorgers om de noodzakelijke informatie met de (bege)leiding te delen. 

Voor informatie die tijdens de wekelijkse bijeenkomsten relevant is, is ruimte op het inschrijfformulier om dit door te geven. Na registratie als lid kan de informatie aangevuld, gewijzigd of verwijderd worden via de teamleider van de speltak en/of het secretariaat. 

Voor informatie die alleen tijdens het zomerkamp noodzakelijk is, is ruimte op het kampformulier om dit door te geven. Ook vragen we een kopie van een identiteitsbewijs en zorgverzekering om in geval van calamiteit deze gegevens bij de hand te hebben: hierop mag het BSN onleesbaar gemaakt worden. Na aanmelding voor het zomerkamp kan de informatie aangevuld, gewijzigd of verwijderd worden via de teamleider van de speltak en/of het secretariaat. De kampformulieren inclusief bijlagen worden uiterlijk vier weken na afloop van het zomerkamp vernietigd.          

Online media

Scouting Andromeda maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Omdat de informatie in deze nieuwsbrieven noodzakelijk is om leden te informeren over de activiteiten van de vereniging, is er geen mogelijkheid tot opt-out. 

Beeldmateriaal

Scouting Andromeda maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Andromeda en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Beeldmateriaal van activiteiten als herinnering voor de leden worden gepubliceerd op een besloten deel van de website, wat alleen voor leden toegankelijk is. Beeldmateriaal voor gebruik op social media en in een weekblad wordt speciaal geselecteerd, zodat het goed past bij het bericht waarvoor het gebruikt wordt en de foto in algemene zin geschikt is voor publicatie.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Andromeda binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@scouting-andromeda.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Bewaartermijnen

Scouting Andromeda bewaart gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze gegevens zijn opgevraagd. Aan- en afmeldformulieren worden in verband met de wettelijke administratieplicht maximaal 7 jaar bewaard. Gegevens voor specifieke activiteiten zoals zomerkamp worden bewaard tot maximaal 4 weken na afloop van de activiteit.

Geheimhouding

Alle vrijwilligers, die actief zijn bij Andromeda of uit naam van Andromeda activiteiten uitvoeren en daarbij kennis krijgen van persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding. Zij hebben toegang tot persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor hun taak.